El blog de Mar Elordi

Validez jurídica de la firma escaneada

Es frecuente que se planteen situaciones en las que cada una de las partes de un contrato está en diferente ciudad y el desplazamiento para firmar supone una carga para el desarrollo de los negocios. A menudo el empresario sigue un ritmo que se ve frenado por este tipo de formalidades y se pregunta si puede firmar los contratos mediante una firma escaneada y enviada al abogado.

¿Es posible firmar a mano un contrato y escanearlo? ¿Produce efectos jurídicos una firma hológrafa escaneada?

La respuesta, que a continuación se desarrolla, es sí. La firma hológrafa escaneada tiene plenos efectos jurídicos. En tal caso, siendo válida la firma en momentos distintos, se plantea el siguiente supuesto:

El cliente firma un borrador del contrato (cuando ha quedado determinado el contenido meramente comercial) para que el abogado, fruto de la negociación puramente jurídica, adicione ulteriores modificaciones y añada la firma del cliente al contrato definitivo tras su ratificación por el firmante.

La preocupación sobre la firma escaneada se divide en dos cuestiones fundamentales:

  • Prueba de la firma escaneada
  • Validez del consentimiento prestado sobre un borrador de contrato no definitivo

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Pero primero…

¿A qué equivale la firma escaneada?

La Directiva 1999/93/CE es la norma que rige los requisitos para la validez de las firmas electrónicas y ha sido traspuesta a la normativa española (LFE). Se distinguen entre 3 tipos de firma electrónica.

Firma electrónica (simple): son los datos en forma electrónica anejos o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, utilizados como medio de autentificación. Es decir, una firma electrónica simple será cualquier dato que se pueda asociar al contrato, por ejemplo, un dibujo en paint.

De hecho, un contrato firmado con un dibujo de paint tiene pleno valor probatorio en juicio, ya que esta Directiva prohíbe a los Estados miembros que nieguen eficacia jurídica o admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a la firma electrónica simple por el mero hecho de que:

  • ésta se presente en forma electrónica, o
  • no se base en un certificado reconocido, o
  • no se base en un certificado expedido por un proveedor de servicios de certificación acreditado, o
  • no esté creada por un dispositivo seguro de creación de firma.

Firma electrónica avanzada: es la firma electrónica que está vinculada al firmante de manera única y ha sido creada con medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control, de modo que cualquier cambio ulterior de los mismos sea detectable.

Certificado reconocido: es una firma electrónica avanzada creada por una entidad de certificación reconocida por el Estado. Además de identificar directamente al documento con el firmante lleva un sello temporal.

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La firma hológrafa escaneada es por tanto una firma electrónica simple, perfectamente válida a todos los efectos. Otra cosa es el grado de fiabilidad probatoria.

  1. Prueba 

El peso probatorio de la firma electrónica simple y por tanto su poder de demostrar que efectivamente la persona de que se trata ha firmado el documento, se atiene a su grado de certeza. El contrato firmado con una mera tipografía del nombre es perfectamente válido a todos los efectos, pero su poder probatorio no es el mismo que un certificado electrónico.

El principal problema de la firma escaneada es una cuestión de prueba, no de validez.

Al igual que sucede cuando se plantea la posible falsedad de una firma hológrafa (lo que no es muy común), le corresponderá a un perito evaluar si esa firma se corresponde con la de la persona. El perito judicial sí hallará más dificultad para evaluar la autoría de una firma escaneada, pues por ejemplo la presión sobre el papel no se puede examinar con la misma claridad. De todas maneras ésta es una prueba iuris tantum, por lo que le corresponderá al juez evaluar otros indicios probatorios.

  1. Validez del consentimiento prestado sobre un borrador de contrato no definitivo

Conforme a la jurisprudencia anglosajona[1] existen 3 procedimientos de execution de documentos vía email, sin que las partes se reúnan físicamente para firmar.

Uno de ellos (opción 3) prevé un procedimiento por el cual se puede firmar un contrato incompleto (en fase borrador), para que únicamente reste la aceptación de los cambios efectuados sobre el documento firmado.

OPCIÓN 1

  • Acuerdo con las partes de perfeccionar electrónicamente el contrato
  • Se envía a cada parte una copia del contrato y la hoja de firmas en un documento separado
  • La parte imprime la hoja de firmas únicamente y la firma (tantas como partes haya en el contrato)
  • El firmante remite al abogado la versión final del contrato y en pdf la hoja de firmas firmada y escaneada (habrá de remitir tantas como partes haya en el contrato)
  • Una vez recibidas todas las firmas, para certificar la perfección del contrato, una versión final del mismo con todas las firmas adjuntas será enviado a las partes.

OPCIÓN 2

Únicamente varía en el punto cuarto pues el firmante deberá remitir al abogado únicamente en pdf la hoja de firmas firmada y escaneada y manifestar que se habilita al abogado a adjuntarla al documento final.

OPCIÓN 3

  • Acuerdo con las partes de perfeccionar electrónicamente el contrato
  • Antes de que concluya la negociación, se envía a las partes la hoja de firmas. Esta hoja de firmas deberá identificar claramente el documento al que va ligado.
  • Las partes firman la hoja de firmas, tal y como se ha descrito anteriormente y lo envían en pdf a los abogados.
  • Cuando se acuerde la versión final del contrato el abogado envía ésta a la parte y obtiene su confirmación para que la página de firmas anteriormente remitida ya firmada, sea incluida en esta versión definitiva.

En esta jurisprudencia no se hace referencia al intercambio de originales en la fase final sino únicamente al intercambio de documentos. Por tanto no sería necesario enviar los originales puesto que el contrato sería válido en sí mismo de todas maneras. Cosa distinta es que los abogados procuren estas medidas y otras como la inclusión de una cláusula en la que ambas partes reconocen este mecanismo de firma o la ratificación posterior por parte del firmante, para asegurar este grado de certeza frente a posibles reclamaciones.

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¿Es posible aplicar los procedimientos anglosajones en España?

Sí, y ello lo manifiestan las siguientes normas:

  • Artículo 1262 Código Civil.- El consentimiento se manifiesta por el concurso de la oferta y de la aceptación sobre la cosa y la causa que han de constituir el contrato. Hallándose en lugares distintos el que hizo la oferta y el que la aceptó, hay consentimiento desde que el oferente conoce la aceptación o desde que, habiéndosela remitido el aceptante, no pueda ignorarla sin faltar a la buena fe. En los contratos celebrados mediante dispositivos automáticos hay consentimiento desde que se manifiesta la aceptación.
  • Artículo 1278 Código Civil.- Los contratos serán obligatorios, cualquiera que sea la forma en que se hayan celebrado, siempre que en ellos concurran las condiciones esenciales para su validez.
  • Artículo 23 LSSI.- Los contratos celebrados por vía electrónica producirán todos los efectos previstos por el ordenamiento jurídico, cuando concurran el consentimiento y los demás requisitos necesarios para su validez.
  • Artículos 3.9 y 3.10 LFE.- No se negarán efectos jurídicos a una firma electrónica que no reúna los requisitos de firma electrónica reconocida en relación a los datos a los que esté asociada por el mero hecho de presentarse en forma electrónica. 10. A los efectos de lo dispuesto en este artículo, cuando una firma electrónica se utilice conforme a las condiciones acordadas por las partes para relacionarse entre sí, se tendrá en cuenta lo estipulado entre ellas.

En principio estos contratos tendrían validez sin embargo, como ya se ha comentado, el problema radica en la dificultad de su prueba.

La tendencia se inclina hacia una simplificación de procesos, pero es igualmente importante preservar el grado de seguridad jurídica. Tal vez se puedan hallar nuevos mecanismos que logren un equilibrio entre ambas. Si uno de esos mecanismos es la firma hológrafa escaneada en pdf, hay que entender que:

  • Son válidos y despliegan plenos efectos en derecho español y europeo los contratos firmados entre partes ausentes a través de email o cualquier otro medio electrónico.

  • Son válidos los contratos firmados con todo tipo de firma ya sea de forma presencial o mediante firma hológrafa escaneada.

  • Existe el riesgo de la prueba de veracidad de la firma escaneada en un pdf. Es el mismo riesgo que existe en caso de la firma hológrafa presencial pero se añade la dificultad del examen pericial en el caso de la firma escaneada.

  • El riesgo de prueba se materializa en la reclamación de una de las partes de la nulidad del contrato por falta de consentimiento dado que la firma es falsa. La carga de la prueba de validez corresponde al que alega la falsedad de la firma.

 

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[1] Existen 3 corrientes doctrinales:

  • Koenigsblatt v Sweet (1923) Se permite la firma de borradores y posterior ratificación.
  • R (on the application of Mercury Tax Group and another) v HMRC [2008] EWHC 2721 (2008) Tiene un punto de vista más restrictivo. La firma debe hacerse cuando el contrato sea definitivo (en su redacción final).
  • Law Society Guidance: Tras el caso Mercury esta institución emite una guía interpretativa. En ella se establece que se aplica el caso Mercury, y en los asuntos que contradigan a Koenigsblatt, prevalecerá este último.

Creative Commons Licence
This work by Mar Elordi is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.

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